Privacyverklaring

Algemene gegevens 

Telefoonnummer: 06-29085761 
Emailadres: annelies@stillbeloved.nl 
Website: www.stillboloved.nl 
KvK-nummer: 80001602 
Versie: december 2018 

Inleiding

Stillbeloved Uitvaartbegeleiding, hierna te noemen “Annelies” verricht per definitie persoonlijk werk voor de opdrachtgevers. Daarbij wordt met zeer veel zorgvuldigheid en respect omgegaan met persoonlijke informatie. Annelies vraagt zo min mogelijk persoonlijke informatie op en vernietigt deze na de wettelijke bewaartermijn als deze niet meer nodig zijn. Annelies werkt samen met andere partijen, waarbij het noodzakelijk is dat Annelies persoonlijke informatie aan hen verstrekt. Deze partijen willen juist dat Annelies zoveel mogelijk informatie doorgeeft en deze zo lang mogelijk bewaart. Daarnaast heeft Annelies zich op diverse gebieden te houden aan contracten, wettelijke regels en overige verplichtingen.

Met welk doel?

Annelies verwerkt persoonsgegevens voor deze doeleinden: 
•het zo goed mogelijk begeleiden van opdrachtgevers bij uitvaarten; 
• het inschakelen en instrueren van derden; 
• het factureren van geleverde diensten en producten; 
• het voldoen aan juridische en wettelijke verplichtingen; 
• het voorkomen van fraude. 

Welke gegevens? 

Annelies verwerkt, indien noodzakelijk, de navolgende (soorten of categorieën) persoonsgegevens van de overledene, opdrachtgever of overige betrokken personen die op eigen initiatief aan Annelies zijn verstrekt, ten behoeve van de hierboven vermelde doelen: 
Van de opdrachtgever, en/ of de contactpersoon verwerkt Annelies: 
• roepnaam, voornamen, voorletters; 
• achternaam inclusief voorvoegsels; 
• adres; 
• geboortedatum; 
• geboorteplaats; 
• BSN; 
• identiteitsbewijs (kopie); 
• burgerlijke staat; 
• geslacht; 
• telefoonnummer; 
• e-mailadres; 
• relatie tot overledene. 

Op welke AVG-grondslag? 

Annelies verwerkt de hierboven genoemde persoonsgegevens uitsluitend op basis van de hierna te noemen gronden zoals omschreven in artikel 6 van de AVG: 
• wettelijke verplichting; 
• verkregen toestemming van betrokkene(n); 
• gerechtvaardigd belang. 

Met welke derde partijen worden de gegevens gedeeld? 

Annelies deelt uw persoonsgegevens alleen met derde partijen voor zover noodzakelijk voor de dienstverlening met inachtneming van de hiervoor genoemde doeleinden. Hierbij valt onder andere te denken aan artsen en andere medici, gemeente, personeel van het hospice, de vervoerder, de verzorger, de leverancier van uitvaartkisten, de drukker/vormgever van de rouwkaart en advertenties, personeel van de locatie waar de begrafenis, crematie en/of de bijeenkomst vooraf en na afloop plaatsvindt, de ingehuurde cateraar, de leverancier van grafmonumenten, de licht- en geluidsprofessional, freelance assistentes, en de dragers. 
Met de derde partij die namens en in opdracht van Annelies uw persoonsgegevens verwerkt, wordt een verwerkersovereenkomst gesloten waardoor die derde partij eveneens gehouden is tot naleving van de AVG. Door Annelies ingeschakelde derde partijen, die als verwerkings-verantwoordelijke diensten aanbieden, zijn voor de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens zelf verantwoordelijk voor de naleving van de AVG. 

Dossier 

Annelies legt voor de uitvoering van de overeenkomst een digitaal dossier aan. In dat dossier bevinden zich: 
• uitvaartdossier met naw gegevens; 
• registratieformulier; 
• draaiboek; 
• rouwkaart; 
• kostenbegroting; 
• foto’s; 
• muziek; 
• wensenformulier; 
• offertes van derden; 
• uitvaartpolissen; 
• formulieren van verzekering(en); 
• advertentie(s); 
• akte van overlijden; 
• verlof tot begraven/cremeren; 
• facturen; 

Beveiliging 

Annelies hecht grote waarde aan de beveiliging en bescherming van uw persoonsgegevens en zorgt, rekening houdend met de stand van de techniek, voor passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. In het geval Annelies gebruik maakt van diensten van derde partijen, zoals een IT-leverancier, zal Annelies in het kader van de bescherming van persoonsgegevens in een verwerkersovereenkomst afspraken vastleggen over afdoende beveiligingsmaatregelen. 

Hoe lang? 

Annelies bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de hiervoor genoemde doeleinden of wet- en regelgeving. Kopieën van identiteitsbewijzen en bankpassen worden direct na de uitvaart vernietigd. 

Waar heeft u, als betrokkene, recht op? 

Met betrekking tot persoonsgegevens heeft u/de betrokkene recht op: 
• informatie, inzage, correctie, aanvulling; 
• verwijdering, afscherming, beperking, verzet; 
• overdraagbaarheid; 
• intrekking van eerder gegeven toestemming. 

U kunt naleving van dit recht verzoeken via annelies@stillbeloved.nl 
U ontvangt binnen vier weken na ontvangst van uw verzoek nader bericht van Annelies 
Let wel: er kunnen zich omstandigheden voordoen waarbij Annelies aan een verzoek van een betrokkene geen of niet volledige uitvoering kan geven vanwege de geheimhoudingsplicht en/of wettelijke bewaartermijnen. 
Tot slot heeft u het recht om een klacht in te dienen over de verwerking van persoonsgegevens door Annelies bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. 

Aanpassen van deze privacy-verklaring

 Deze privacy-verklaring is opgesteld in december 2018. Annelies heeft het recht de inhoud van deze privacy-verklaring op ieder gewenst moment zonder voorafgaande kennisgeving te wijzigen.